ADÜ Menü

International Students
Adnan Menderes University

ULUSLARARASI ÖĞRENCİ BAŞVURULARI İŞ AKIŞ PLANI

Uluslararası Öğrenci (Yabancı Uyruklu Öğrenci) Başvurusu İş Akış Planı
Aşağıdaki Adımlar Uluslararası Öğrenciler Ofisi tarafından yürütülmektedir.

A. ADIM I, Kasım-Şubat
1. Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı ile birlikte birimlerden Kasım ayı itibariyle Yabancı Uyruklu Öğrenci Kontenjanı talepleri toplanır.
2. Kontenjan taleplerini, belirlenecek ilan şartlarını ve Yabancı Uyruklu Öğrenci Başvuru ve Kayıt Yönergesinde yapılacak güncellemeleri tartışmak üzere Yabancı Uyruklu Öğrenci Seçme Komisyonu Uluslararası İlişkilerden Sorumlu Rektör Yardımcısı başkanlığında toplanır.
3. Yabancı Uyruklu Öğrenci Seçme Komisyonu tarafından alınan kararlar, onaylanan kontenjanlar ve gözden geçirilen Yönerge kapsamında oluşturulan Yabancı Uyruklu Öğrenci Kontenjanları ve Başvuru İlan Metni onay için Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı tarafından Yükseköğretim Kurulu’na (YÖK) gönderilir.
4. Yabancı Uyruklu Öğrenci Seçme Komisyonunda ilgili Yönergede değişiklik yapılmışsa, bu değişiklik önerisi Senato’ya sunulur. Yönerge değişikliklerinin Senato tarafından kabul edilmesinin ardından güncellenen Yönerge, Uluslararası Öğrenciler Ofisi’ne ait internet sayfasında ‘Başvuru İşlemleri’ menüsü altında yayınlanır.
5. YÖK tarafından onaylanan ilan metni ile kontenjanların Üniversitemize (Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı) gönderilmesinin ardından Uluslararası Öğrenciler Ofisi’ne ait internet sayfasında başvuru şartlarını, başvuru tarihlerini ve kontenjanları içeren Başvuru İlan Metni ile Yabancı Uyruklu Öğrenci Başvuru ve Kayıt Yönergesi gerekli güncellemeler yapılarak Türkçe ve İngilizce olarak duyurulur.
6. Bilgi İşlem Dairesi Yazılım Şube Müdürlüğü ile koordineli bir şekilde Çevrimiçi Başvuru Sistemi’nde gerekli güncellemeler (yeni birimlerin ve kontenjanların girilmesi, Yönerge ve İlan Metni üzerinde kararlaştırılan ve Senato tarafından kabul edilen değişikliklerin sisteme yansıtılması v.b.) yapılarak başvuru için Türkçe ve İngilizce olarak hazır hale getirilir.

B. ADIM II, Mart-Nisan
1. Mart ayının ilk haftasından itibaren en az 20 gün ilanda kalacak şekilde Başvuru İlan Metni Türkçe ve İngilizce olarak Uluslararası Öğrenciler Ofisi internet sayfası ile Adnan Menderes Üniversitesi’nin ana internet sayfasında yayınlanır. İlan, Mayıs ayı ortasında belirlenen Online (Çevrimiçi) ADÜYÖS (Adnan Menderes Üniversitesi Yabancı Uyruklu Öğrenci Seçme Sınavı) Sınavı tarihinden bir hafta öncesine kadar yayında tutulur.
2. Başvuru süresince öğrenciler aşağıdaki belgeleri sisteme yüklerler ve ilgili başvuru formunu sistem üzerinden doldururlar:
a. Diploma veya geçici mezuniyet belgesi, lise son sınıfta öğrenim görenler için öğrenci belgesi,
b. Not döküm belgesi (transkript),
c. Sınav ücretinin ilgili banka hesabına aktarıldığını gösterir dekont,
d. Pasaport kopyası (kimlik bilgilerini içeren sayfa),
e. Son bir yıl içinde çekilmiş vesikalık fotoğraf,
f. TC Numarasını gösterir belge,
g. Sınav Sonuç Belgesi (varsa).
3. Başvuru süresince öğrencilerden çevrimiçi sisteme yüklemesi talep edilen belgeler ve bu sistemde doldurması talep edilen formlar, sınav ücretinin yatırıldığına dair sunulan banka dekontları Uluslararası Öğrenciler Ofisi personeli tarafından kontrol edilir.
4. Başvuru şartlarını taşıyan öğrencilere sınava girmek üzere onay verilir, başvuru şartlarını taşımayan öğrencilerin başvuruları ilgili personel tarafından sisteme bir gerekçe girilerek (pasaport, diploma, not dökümü eksikliği, sınav ücretinin yatırılmamış olması v.b.) reddedilir.
5. Başvuru süresinin sona ermesinin ardından bütün başvurular yukarıdaki adımda belirtildiği gibi Uluslararası Öğrenci Ofisi’ndeki yetkili personel tarafından kontrol edildikten sonra Bilgi İşlem Daire Başkanlığı’nın desteği ile birlikte sınava kabul edilen öğrenci listesi oluşturulur.
6. Sınav soruları, Uluslararası Öğrenciler Ofisi’nde yetkilendirilmiş personel tarafından sisteme girilir.
7. Online ADÜYÖS Sınavı’nda görev alacak personelin (gözetmen ve Bilgi İşlem Daire Başkanlığı Yazılım Grubu personeli – yardım masası)  görevlendirmesi yapılarak sınavdan en az bir hafta önce ilgili personele tebliğ edilir.
8. Sınava kabul edilen öğrencilerin kullanıcı adlarını ve parolalarını kullanarak sınav tarihinde Online (çevrimiçi) ADÜYÖS Sınavına girmesi sağlanır.
9. Sınav, üniversite kampüslerinden birinde yapılacaksa, sınava kabul edilen öğrenciler için,  Sınav Giriş Belgesi düzenlenir
10. Sınav, üniversite kampüslerinden birinde gerçekleştirilecekse, Uluslararası Öğrenciler Ofisi koordinatörlüğünde gerçekleştirilecek sınav için gerekli işlemler yapılır (sınav salonlarının, sınav koordinatörünün, gözetmenlerin belirlenmesi, sınav sorularının basılması, sınav cevap kağıtlarının optik okuyucuda okunması, sınava girecek öğrenci listelerinin sınav yerinde duyurulması, sınav yerinin güvenliğinin sağlanması v.b.).


C. ADIM III, Mayıs
1. Online ADÜYÖS Sınavı, Mayıs ayının ortasında, ilgili Komisyon tarafından belirlenen ve ilan edilen tarihte Uluslararası Öğrenciler Ofisi’nin koordinatörlüğünde gerçekleştirilir.
2. Online ADÜYÖS Sınavı, sistem üzerinden sınav güvenliğinin kontrollerini gerçekleştiren gözetmenler ile Bilgi İşlem Daire Başkanlığı Yazılım Grubu personeli tarafından gerçekleştirilir.
3. Online ADÜYÖS Sınavı’nın görüntü kayıtları iki yıl boyunca sistem üzerinde güvenlik amaçlı saklanır.
4. Online ADÜYÖS Sınavı’nda alınan görüntü kayıtları daha sonra gözetmenler tarafından tekrar incelenerek gerekli sınav güvenliği kontrolü sağlanır.
5. Online ADÜYÖS Sınavı’nın bitişinin ardından Sınav Koordinatörü tarafından Yabancı Uyruklu Öğrenci Seçme Komisyonu Başkanına sınav hakkında (sınava katılan ve katılmayan öğrenci sayısı v.b.) bilgi verilir.


D. ADIM IV, Haziran
1. Online ADÜYÖS Sınavı’nın gerçekleştirilmesinden en az iki hafta sonra Sınav sonuçlarına göre başvuru yapan öğrencilerin tercih ettikleri programlara yerleştirilmesi için Yabancı Uyruklu Öğrenci Seçme Komisyonu toplanır.
2. Yabancı Uyruklu Öğrenci Seçme Komisyonu tarafından Yönerge ve Başvuru İlan Metnindeki değerlendirme ölçütleri dikkate alınarak seçilen ve tercih ettikleri programlara yerleştirilen öğrencilerin listesi Uluslararası Öğrenciler Ofisi tarafından Uluslararası Öğrenciler Ofisi internet sayfası, Adnan Menderes Üniversitesi ana internet sayfası ve Başvuru Sistemi üzerinden duyurulur.
3. Programlara kayıt hakkı kazanan asil adaylar Başvuru İlan Metninde belirtilen tarihlerde (Temmuz ayının ilk iki haftası) Adnan Menderes Üniversitesi Uluslararası Öğrenciler Ofisi’ne kayıt için davet edilerek gerekli kayıt belgeleri yukarıdaki maddede belirtilen listeye ek olarak ilan edilir.
4. Adnan Menderes Üniversitesi’nde bir programa yerleştirilen öğrencilerin kayıt işlemlerini tamamlayabilmesi ve yurtdışında yaşıyorsa vize alabilmesi için Kabul Mektupları hazırlanır.
5. Kabul Mektupları, Online Başvuru Sistemi üzerinden adayların erişimine açılır, öğrenci tarafından talep edilmesi halinde Kabul Mektubunun ıslak imzalı bir nüshası öğrencinin vereceği adrese posta ile gönderilir. Türk Büyükelçiliklerinden talep iletilmesi durumunda ilgili Kabul Mektupları, öğrencinin vize başvurusunu gerçekleştireceği Büyükelçilik ya da Konsolosluğun eposta adresine ya da faks numarasına gönderilir.
6. Öğrencilerin, gerekli kayıt belgelerini tamamlayabilmeleri ve gerekiyorsa öğrenci vizesi alabilmeleri için, programa kayıt hakkı kazanan öğrenci listelerinin yayınlanması ile kayıt tarihleri arasında en az 20 gün süre bırakılır.


E. ADIM V, Temmuz
1. Adnan Menderes Üniversitesi’nde bir programa kayıt hakkı kazanan öğrencilerin kayıt işlemleri Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı ile Uluslararası Öğrenciler Ofisi tarafından birlikte koordine edilir.
2. Kayıt işlemleri Başvuru İlan Metninde de belirtildiği üzere iki aşamada gerçekleştirilir. Birinci aşamada Asil Adayların, ikinci aşamada Yedek Adayların kayıtları aşağıdaki adımlar takip edilerek gerçekleştirilir (Asil Aday kayıtlarından sonra, kayıt için davet edilecek Yedek Adayların listesi, kontenjanların doluluk oranına göre belirlenerek Uluslararası Öğrenciler Ofisi internet sayfası ve Adnan Menderes Üniversitesi ana internet sayfası üzerinden duyurulur).
3. Kayıt esnasında öğrencilerden talep edilen aşağıdaki belgeler Uluslararası Öğrenciler Ofisi personeli tarafından kontrol edilerek OBİS Sistemine entegre edilmiş başvuru ve kayıt sistemi üzerinden bir ön kayıt gerçekleştirilir:
a. Denklik Belgesi,
b. Diplomanın aslı ve noter onaylı tercümesi,
c. Transkriptin aslı ve noter onaylı tercümesi,
d. Pasaport kopyası (kimlik bilgilerini içeren sayfa) ve noter onaylı tercümesi,
e. Öğrenim ücretinin ilgili banka hesabına aktarıldığını gösterir dekont,
f. Son bir yıl içinde çekilmiş 6 adet vesikalık fotoğraf,
g. Sınav sonuç belgesinin aslı (varsa).
4. Ön Kayıt için gelen öğrencinin belgelerinde eksiklik bulunması durumunda öğrenciye, kayıt tarihleri süresince belgelerini tamamlaması bildirilir. Bu aşamada aşağıdaki adımlar takip edilir
a. TC numarası olmayan yabancı uyruklu öğrenciler geçici TC numarası almak üzere İçişleri Bakanlığı Aydın İl Göç İdaresi Müdürlüğü’ne gönderilir.
b. Denklik Belgesi olmayan adaylar Aydın İl Milli Eğitim Müdürlüğü’ne gönderilir.
c. TC numarası olan veya geçici TC numarası edinmiş olan adaylar öğrenim ücretini ödemek üzere muhatap bankaya gönderilirler.
5. Kayıt belgelerini eksiksiz bir şekilde tamamlayan adayların Ön Kayıt işlemleri tamamlanarak aşağıdaki adımlar takip edilir:
a. Öğrenciye içerisinde belgelerinin tamamının yer aldığı ‘Mavi Öğrenci Dosyası’ verilir, öğrenci bu dosyayı birim Öğrenci İşleri’ne teslim ederek nihai kaydını gerçekleştirecek ve Öğrenci Belgesi temin edecektir.
b. Öğrenci sigorta işlemleri hakkında bilgilendirilir.
c. Öğrenci oturma izni işlemleri hakkında bilgilendirilir.
d. Öğrenciye önemli bilgileri içeren iki sayfalık bir bilgi kitapçığı verilir.
e. Öğrenciye şehir-kampüs haritası ile yabancı öğrenciler için hazırlanmış bir yaşam kılavuzu verilir.
f. Öğrenci, Uluslararası Öğrenciler Ofisi tarafından tutulacak olan bilgi-iletişim formunu doldurur.


F. ADIM VI, Ağustos
1. Kayıtların tamamlanmasının ardından yerleştirilen öğrenci listesi oluşturulur.
2. Öğrenci listeleri ve muafiyet talep eden öğrencilerin muafiyet dilekçeleri ile ön kayıt esnasında sundukları dil belgeleri, Türkçe ve İngilizce eğitim veren programlar için gerekli görülen Türkçe ve İngilizce Yeterlilik Sınavları için ADÜTÖMER (Türkçe Öğretim Merkezi) Başkanlığı’na ve Yabancı Diller Yüksekokulu Müdürlüğü’ne gönderilir.
3. ADÜTÖMER ve Yabancı Diller Yüksekokulu yeterlilik sınav tarihlerini ve muafiyet durumu kabul edilen öğrencilerin listelerini Uluslararası Öğrenciler Ofisi’ne iletir.
4. Uluslararası Öğrenciler Ofisi, Eylül ayında yapılacak Türkçe ve yabancı dil (İngilizce) sınavların tarihlerini ve sınava girecek öğrenci listelerini internet sayfasında ilan eder.
5. Asil ve Yedek Adayların kayıtlarının tamamlanmasının ardından kalan kontenjanlar Yabancı Uyruklu Öğrenci Seçme Komisyonu Başkanı tarafından oluşturulan Çekirdek Kurul (Uluslararası Öğrenciler Ofisi’nden iki personel, Öğrenci İşleri Dairesi Başkanı, Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı Yazılım Grubu personeli ve Yabancı Uyruklu Öğrenci Seçme Komisyonu Başkanı) tarafından değerlendirilir. Yabancı Uyruklu Öğrenci Seçme Komisyonu tarafından kabul görülmesi üzerine kalan kontenjanları doldurmak üzere kalan kontenjanlar ek yerleştirmelerin yapılacağı birimlere kaydırılarak Ek Kontenjan ilanı hazırlanır ve yukarıdaki adımlar sıkıştırılmış bir takvim içerisinde Ağustos ve Eylül aylarında gerçekleştirilir.


G. ADIM VII, Eylül
1. ADÜTÖMER ve Yabancı Diller Yüksekokulu tarafından Eylül ayının ilk haftasından itibaren üçüncü haftasının sonun dek gerçekleştirilen yeterlilik sınavı sonuçları Uluslararası Öğrenciler Ofisi’ne ve birim öğrenci işlerine iletilir.
2. Yeterlilik sınavları sonucunda başarılı olan öğrencilerin kayıt durumları değiştirilerek birinci sınıfa kaydedilir ve ders yüklemesi birimlerce yapılır. Bu öğrenciler OBİS Öğrenci Sisteminde ‘Okuyor, 1. Sınıf’ olarak gösterilir. Öğrenci başarısız ise ADÜTÖMER ya da Yabancı Diller Yüksekokulu’nda ilgili birimlerce uygun görülecek süreler zarfında dil hazırlık ve yeterlilik eğitimine tabi tutulur. Bu tarz öğrenciler de OBİS Öğrenci Sistemi üzerinde ‘Hazırlık’ olarak kaydedilir.
3. Yeterlilik sınavında başarılı olan öğrenciler ders kayıt işlemleri için kayıtlı oldukları birimin öğrenci işlerine yönlendirilir.
4. Yeterlilik sınavlarında başarısız olan öğrenciler ilgili dil eğitiminin verildiği birimlere sevk edilirler.


H. ADIM VIII, Ekim
1. Yukarıdaki adımların tamamlanmasının ardından Uluslararası Öğrenciler Ofisi tarafından o akademik yıl için kaydı yapılan yabancı uyruklu öğrenci listesi oluşturulur.
2. Hazırlanan liste OBİS Öğrenci Sisteminde kayıtlı görünen öğrenci listesi ile karşılaştırılır.
3. O akademik yıl, Adnan Menderes Üniversitesi’nde öğrenim gören bütün yabancı uyruklu öğrencileri içeren yabancı uyruklu öğrenci listesi oluşturulur.
4. Hazırlanan öğrenci listeleri gerekli görülmesi durumunda bu ay içerisinde İl Göç İdaresi Müdürlüğü’ne, İl Emniyet Müdürlüğü’ne ve YÖK’e gönderilir.
5. Hazırlanan listeler üzerinden istatistiki çalışma yapılarak üst yönetime raporlanır.